Records management et dématérialisation

Description

La production numérique ne cesse d’augmenter. On crée, gère, échange de plus en plus de documents et de données à l’intérieur de nos organisations et avec nos partenaires. Dans une grande majorité des cas, cette nouvelle masse d’information n’est pas exploitée à sa juste valeur : perte et doublon de documents, corruption de l’intégrité de données à valeur probatoire, archivage limité et désorganisé, classement très personnel sans logique de partage au sein de la structure, etc.

L’objectif de ce Mooc est donc de vous donner les clefs pour mener à bien un projet de gestion documentaire et d’organisation de données, sur tout le cycle de vie de l’information, de la création/réception des documents, jusqu’à leur archivage à valeur probatoire.

Grâce à la mise en place d’une méthodologie de Records Management agrémentée de compétences en gestion de projet, nous pourrons travailler ensemble sur plusieurs thèmes  :

• L’introduction aux normes organisationnelles et techniques de la gestion documentaires
• Les fondamentaux normatifs du Records Management
• La numérisation des documents
• La GED (Gestion Electronique de Document)
• La prise de valeur probatoire de la documentation numérique, notamment au travers de la signature électronique
• L’archivage électronique à valeur probatoire et historique

Plan de cours

Semaine 1 - Les fondamentaux du Records Management :

• Introduction à la dématérialisation et à la gestion de la valeur probatoire
• Le Records Management
• Les normes organisationnelles de l’ingénierie documentaire
• La gouvernance de l’information et des données
• Une vision de la gouvernance outillée: les outils d’EverTeam

Semaine 2 -Les rappels de l’archivistique

• Les théories archivistiques de 45 à nos jours
• Rappel de l'organisation des archives en France
• Encodage XML et description des archives
• L'évolution de la production documentaire administrative en France
• L’évolution du métier de l’archiviste

Semaine 3 - La capture de l’information

• Numérisation des documents
• Les fondamentaux de la GED
• Mener un projet de GED
• Présentation de quelques outils
• Démonstration rapide d’une GED leader: Alfresco

Semaine 4 -La gestion de la valeur probatoire

• La signature électronique
• La Blockchain
• Le RGPD
• RGI et RGS
• Démonstration rapide d’un parapheur leader: iXParapheur de SRCI

Semaine 5 -Archivage électronique

• Les normes techniques de l’ingénierie documentaire
• Les fondamentaux du Système d’Archivage Electronique (SAE)
• Mener un projet de SAE
• Présentation de quelques outils
• Démonstration rapide d’un outil leader: VITAM

Semaine 6 -Les applications concrètes

• La dématérialisation des factures
• La dématérialisation du dossier de l’agent/salarié
• La dématérialisation des marchés publics
• La dématérialisation de l’application du droit des sols