Gérer les documents numériques : maîtriser les risques

À propos du cours

Le numérique nous permet à tous de produire, partager, rechercher, capturer des données avec des outils de plus en plus simples et fiables (PC, tablettes, téléphones, etc.).

Les documents numériques font partie du quotidien, ils se substituent peu à peu au papier en occupant moins de place dans l’espace, en apportant des garanties de preuve, de durabilité. Mais, ils occupent beaucoup trop de « place » de par leur nombre, leur facilité à être répliqué, leur omniprésence sur tous nos objets connectés. La forme change mais les exigences de réduction des risques demeurent.

• Mes documents numériques sont-ils

  À propos du cours

  Le numérique nous permet à tous de produire, partager, rechercher, capturer des données avec des outils de plus en plus simples et fiables (PC, tablettes, téléphones, etc.).

  Les documents numériques font partie du quotidien, ils se substituent peu à peu au papier en occupant moins de place dans l’espace, en apportant des garanties de preuve, de durabilité. Mais, ils occupent beaucoup trop de « place » de par leur nombre, leur facilité à être répliqué, leur omniprésence sur tous nos objets connectés. La forme change mais les exigences de réduction des risques demeurent.

  • Mes documents numériques sont-ils fiables ? Peut-on les utiliser, les transmettre ?
  • Ces documents présentent-ils des garanties d’origine, comment les considérer en tant que preuves ?
  • Comment organiser la conservation des documents numériques, que faut-il anticiper ?
  • En tant que professionnel, peut-on garantir une bonne organisation de ses documents ou de ses données tout au long d’un projet, comment être assuré de bien démarrer ?

  Ce Mooc propose de vous initier aux méthodes dites du « records management – gestion des documents d’activité » pour vous permettre de mieux répondre aux défis des flux d’information et de documents dans l'univers numérique.

  Ce MOOC a également pour objectifs :

  • de vous initier aux méthodes de gestion documentaire
  • de clarifier la notion de gouvernance appliquée aux documents numériques
  • d’apporter des réponses en matière de gestion des risques dans les pratiques professionnelles
  • de sensibiliser les professionnels ou les étudiants sur les obligations existantes, notamment dans un contexte international
  • d’apporter un éclairage sur la notion de qualité et de l’usage des normes internationales pour la gestion des documents d’activité.
  • d’illustrer par des cas pratiques les différentes thématiques du cours

  D’approche internationale, le Mooc « Gérer les documents numériques : maîtriser les risques » avait réuni près de 8000 participants dans 82 pays lors de sa première session en 2015.

  Cette nouvelle version est construite avec un plan abordant les principales problématiques des professionnels en charge de la gestion documentaire et comprend 12 nouveaux contenus dont 6 séquences pratiques.

  Des séquences « bonus » ont été ajoutées pour compléter certaines thématiques hebdomadaires, elles ne font pas l’objet de questionnaires d’évaluation.

  Format

  Ce Mooc est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines.

  Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies d'une question qui permet aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.

  Les inscrits auront accès à tous les contenus (vidéos, documents et quizz) dès l’ouverture du Mooc et conserveront l’accès même après sa fermeture.

  Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums se feront en direct par Hangout.

  Prérequis

  Il n’y a pas de prérequis obligatoire pour s’inscrire.

  Ce Mooc s’adresse aux documentalistes, archivistes, records managers, qualiticiens, gestionnaires de bases de données, aux professionnels, cadres et étudiants intéressés par les projets de gestion documentaire ainsi qu'à toutes celles et ceux qui cherchent à mieux appréhender la gestion des documents sous l’angle de la gouvernance, des standards internationaux, du cadre juridique des outils ou de l’amélioration de la performance.

  Les enseignants

  Michel Cottin

  Michel Cottin est professeur associé au CNAM/INTD depuis 2014. Il anime le certificat «Maitrise de l’archivage à l’ère numérique» ainsi que les cours sur les fondamentaux du records management – gestion des documents d’activité, dans le cadre du titre professionnel «Chef de projet en ingénierie documentaire».

  Expert en normalisation internationale, Membre de la Commission de normalisation ISO TC 46/SC11/CN11 depuis 2008, il est administrateur de l’ADBS et exerce la responsabilité de Records Manager de la division Innovation Marketing Technologie du groupe Orange.

  Twitter : @MCottin

  Avec la participation de

  Céline AVIGNON, avocate, Cabinet Alain Bensoussan (France) ; Aboubakri BOCOUM, Document Controller, PERENCO (France-Sénégal) ; Caroline BUSCAL, consultante chez SERDA-ARCHIMAG (France) ; Marlène CAILLEAU, responsable pôle conseil – RECALL (France) ; Aida CHEBBI, enseignante à l’Institut supérieur de documentation de Tunis (Tunisie) ; Michel COTTIN, records manager chez Orange Labs, professeur associé au Cnam (France) ; Sandra DECKMYN, responsable pôle GED chez SYSTRA (France) ; Anne DE COOLS, étudiante en Master II « Chef de projet en ingénierie documentaire » Cnam-INTD (France) ; Marie DEMOULIN, professeure adjointe en droit des sciences de l’information à l’Université de Montréal (Belgique – Canada) ; Sylvie DESSOLIN-BAUMANN, directrice du Centre national d’archives de la formation professionnelle, AFPA (France) ; Pierre FUZEAU, directeur général et conseil chez SERDA-ARCHIMAG (France) ; Sandra HOLGADO, records manager et archiviste, EDF (France) ; Carole GUERRY, étudiante en Master II « Chef de projet en ingénierie documentaire », Cnam-INTD (France) ; Arnaud JULES, head information and records manager chez Orange (France) ; Gilliane KERN, conseillère en gestion des documents - Docuteam Sàrl (Suisse) ; Antoine LAURENT, responsable des pratiques d’archivage, Docapost (France) ; Patricia LEPETIT, étudiante en Master II « Chef de projet en ingénierie documentaire » Cnam-INTD (France) ; Johanne LESSARD, records Manager, analyste chez Bombardier (Québec) ; Marion LETELLIER, consultante outils collaboratifs chez AVANADE (France) ; Charlotte MADAY, archiviste de l’Université Paris Diderot - Paris 7 (France) ; Sarah MARKIEWICZ, doctorante en droit des technologies de l’information, Université de Montréal et d’Aix-Marseille (France) ; Laurence MAROYE, Doctorante Université Libre de Bruxelles (Belgique) ; Philippe MARTIN, consultant indépendant (France) ; Sabine MAS, professeure agrégée - École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) -Université de Montréal (Canada) ; Chloé MOSER, présidente de la Commission formation, emploi, métiers de l’Association des archivistes français (France) ; Marie-Françoise NESME, consultante associée, expert en certification ISO 9001 et ISO 30301 (France) ; Emeline OSMOND, chef de projet Archivage électronique, Docapost (France) ; Florence OTT, professeur en gestion documentaire - Université de Moncton (Canada) ; Cécile PLOTON, Expert éditique (France) ; Dominique PLUCHON, consultant Gdoc Lasercom (France) ; Michel ROBERGE, expert en gouvernance documentaire, Gestar (Québec) ; Pauline RUBIO, Document controller, IRSN (France) ; Marcella SAMPIC, avocate au barreau de New York (États-Unis d’Amérique) ; Delphine SURCIN, étudiante en Master II « Chef de projet en ingénierie documentaire » Cnam-INTD (France) ; Natasha WILLIAMS, avocate au barreau de Caroline du Nord (États-Unis d’Amérique) ; Jean-Daniel ZELLER, archiviste principal - Hôpitaux Universitaires de Genève (Suisse).

  Plan du cours

  Ce Mooc est organisé selon 6 thématiques correspondant à un plan de travail du mode projet. Chaque semaine fait l’objet d’une introduction par l’enseignant de référence

  Semaine 1 - Fixer le cap, une mission du records manager

  • Introduction et Définition des concepts clé du records management / Gestion des documents d'activité et typologie des métiers
  • La gouvernance
  • Lancer un plan d'action : le plan de gouvernance documentaire
  • Comment convaincre ? Du dirigeant à l'assistante
  • Analyse de processus
  • Cas pratique : Le "leadership", organiser un cadrage de projet
  • Bonus : Travailler avec prestataires
  • Bonus : Typologie des professionnels et des métiers
  Semaine 2 - Garantir la preuve, un enjeu du juriste
  • Les contrainte/enjeux/obligations juridiques et réglementaires
  • Données personnelles et la gestion du cycle de vie
  • e-discovery, investigation électronique
  • Gestion des documents d'activité à valeur probante
  • Cas pratique : Evaluer la valeur probante d'un document admis en preuve
  Semaine 3 - Gérer le cycle de vie : les méthodes du records manager
  • Caractéristiques des documents d'activité
  • Le cycle de vie
  • Conserver ou non les documents d'activité numériques
  • La réversibilité des données et documents
  • Cas pratique : Éditique et performance économique
  • Bonus : Le mode projet
  Semaine 4 - Assurer la disponibilité, les outils du document controller
  • Le Doc Control
  • La classification
  • Les outils collaboratifs
  • La Gestion Electronique des Documents, introduction et projet hybride
  • Cas pratique : Doc controller, les moments clés
  Semaine 5 - Industrialiser les pratiques, la mécanique du records manager
  • Les Métadonnées
  • Les logiciels et les projets
  • Système d'Archivage Electronique (SAE) et certification
  • La nouvelle version de la norme internationale ISO 15489 : 2016 - Gestion des documents d'activité : concepts et principes
  • Cas pratique : Diagnostic avant dématérialisation
  • Bonus : Les formats et la garantie de pérennité
  Semaine 6 - Certifier la conformité, une exigence du responsable système de management
  • La qualité ISO 9001 et la gestion des documents d'activité
  • Analyse des risques
  • Le système de gestion des documents d'activité (SGDA) selon l'ISO 30301 (et interopérabilité)
  • Cas pratique : entretien d'audit
  • Conclusion du Mooc
  • Bonus : La gouvernance, stratégie et organisation
  • Bonus : Normes et standards dans le domaine de la gestion des documents d'activité
  • Bonus : Mettre en oeuvre un audit, une certification ISO 30301

  Lectures recommandées

  • CHAVE, Isabelle (sous la direction de). Abrégé d’archivistique, AAF, 2012.
  • DARSA, Jean-David, 365 Risques en entreprise : une année de risk management, GERESCO EDITION, 2014.
  • ISO 30300:2011, Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Principes essentiels et vocabulaire.
  • ISO 15489 :2016, Information et documentation – Gestion des documents d’activité : concepts et principes.
  • OTT, Florence (sous la direction de). L’apport de la gestion documentaire à la gouvernance de l’information. Les cahiers du numérique, ED. Lavoisier, Numéro 2, 2015.

  Évaluation

  Des épreuves hebdomadaires et une épreuve terminale de type QCM permettent l’obtention de l’attestation de suivi avec succès.

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  Conditions d'utilisation

  Conditions d’utilisation du contenu du cours

  Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification

  Cette licence est la plus restrictive des six licences principales, n’autorisant les autres qu’à télécharger vos œuvres et à les partager tant qu’on vous crédite en citant votre nom, mais on ne peut les modifier de quelque façon que ce soit ni les utiliser à des fins commerciales.

  Conditions d’utilisation des contenus produits par les participants

  Droits réservés

  Licence restrictive : la production relève de la propriété intellectuelle de son auteur et ne peut donc pas être réutilisée.

Plan du cours

Ce Mooc est organisé selon 6 thématiques correspondant à un plan de travail du mode projet. Chaque semaine fait l’objet d’une introduction par l’enseignant de référence

Semaine 1 - Fixer le cap, une mission du records manager

• Introduction et Définition des concepts clé du records management / Gestion des documents d'activité et typologie des métiers
• La gouvernance
• Lancer un plan d'action : le plan de gouvernance documentaire
• Comment convaincre ? Du dirigeant à l'assistante
• Analyse de processus
• Cas pratique : Le "leadership", organiser un cadrage de projet
• Bonus : Travailler avec prestataires
• Bonus : Typologie des professionnels et des métiers

Semaine 2 - Garantir la preuve, un enjeu du juriste

• Les contrainte/enjeux/obligations juridiques et réglementaires
• Données personnelles et la gestion du cycle de vie
• e-discovery, investigation électronique
• Gestion des documents d'activité à valeur probante
• Cas pratique : Evaluer la valeur probante d'un document admis en preuve

Semaine 3 - Gérer le cycle de vie : les méthodes du records manager

• Caractéristiques des documents d'activité
• Le cycle de vie
• Conserver ou non les documents d'activité numériques
• La réversibilité des données et documents
• Cas pratique : Éditique et performance économique
• Bonus : Le mode projet

Semaine 4 - Assurer la disponibilité, les outils du document controller

• Le Doc Control
• La classification
• Les outils collaboratifs
• La Gestion Electronique des Documents, introduction et projet hybride
• Cas pratique : Doc controller, les moments clés

Semaine 5 - Industrialiser les pratiques, la mécanique du records manager

• Les Métadonnées
• Les logiciels et les projets
• Système d'Archivage Electronique (SAE) et certification
• La nouvelle version de la norme internationale ISO 15489 : 2016 - Gestion des documents d'activité : concepts et principes
• Cas pratique : Diagnostic avant dématérialisation
• Bonus : Les formats et la garantie de pérennité

Semaine 6 - Certifier la conformité, une exigence du responsable système de management

• La qualité ISO 9001 et la gestion des documents d'activité
• Analyse des risques
• Le système de gestion des documents d'activité (SGDA) selon l'ISO 30301 (et interopérabilité)
• Cas pratique : entretien d'audit
• Conclusion du Mooc
• Bonus : La gouvernance, stratégie et organisation
• Bonus : Normes et standards dans le domaine de la gestion des documents d'activité
• Bonus : Mettre en oeuvre un audit, une certification ISO 30301